1、小区图片：小区规划图，竣工总平面图，单体建筑、结构、设备的竣工图，绿化平面图，附属配套设施、地下管网工程竣工图等。（建议永久保存）
2、交付文件：竣工验收合格报告、新建住宅商品房准许交付使用证等文件。（建议永久保存）
3、建筑工程质量保证文件和使用说明文件等。（建议永久保存）
4、供水、供电、供气、供热、有线电视等专业服务协议，消防设施合格证，电梯准用证、年检资料等材料。（建议长期保存）
5、各种机电设备出厂合格证，使用说明书，安装、调试报告，保修卡、保修协议等文件材料。（建议长期保存）
6、维修基金缴纳明细，维修基金管理、使用、续筹等文件材料。（建议永久保存）
7、项目接管验收手续等文件材料。（建议永久保存）
8、业主购房合同文本及房屋使用手册等文件材料。（建议永久保存）
9、装饰装管理规定及巡查，制止违规行为，向行政主管部门报告记录，业主告知物业服务企业函（装饰装修），物业服务企业告知房屋所有人、使用人和装饰装修企业函等文件。（建议长期保存）
10、与业主委员会往来的文件资料。（建短期保存）
11、申报达标、市优、国家示范项目的争创规划、实施方案等文件材料，各项管理理制度、规定，各岗位工作标准，各级各类人员的岗位职责及考核办法等。（建议长期保存）
12、业主档案（入住单、管理规约、基本情况登记表、房屋交接手续、物业确认及相关介绍信存根等）。（建议长期保存）
13、房屋及其配套设施权属材料。（建议长期保存）
14、投诉记录及处理、回访等文件资料，业主满意度调查及分析、整改措施等文件材料，特约服务等文件材料。（建议短期保存）
15、与辖区物业行政主管部门、各专业服务部门往来文件材料。（建议长期保存）
16、项目管理会议记录、与业主委员会之间沟通协调有关事项会议记录，参加社区联席会议记录等文件材料。（建议短期保存）
17、员工管理文件材料：a.员工花名册；b.员工工资管理、考勤记录、绩效考核、奖罚记录；c.员工培训记录，培训计划，教案，签到单，考核试卷等。（建议短期保存）
18、钥匙管理文件材料。（建议长期保存）
19、各种提示、通知资料留存（或照片等）。（建议短期保存）
20、房屋管理与维修养护：公共区域巡查记录；保修记录；维修派工单；领料单；客户回访记录；其他应归档的维修文件。（建议保存3~10年）
21、公共设施设备管理：公共设施设备操作规程；各种设施设备管理规定；各种设施设备维修、保养记录；各种设施设备日常运行状态检查记录；停电、停水、电梯停运等应急处理预案；各类事故处理方案及处理记录；二次供水卫生检验报告等文件材料。（建议保存3~10年）
22、环境卫生管理：环卫设备、工具等明细，卫生区域责任划分，卫生消毒灭杀制度及其落实情况记录等材料；日常卫生检查记录等材料；宠物、家禽、家畜等管理规定材料。（建议保存3年）
23、绿化管理：绿化使用极具明细，绿化日常巡查、养护、病虫害防治等材料；绿化工作日常检查记录等材料；绿化施工等材料。（建议保存3年）
24、社区文化活动文件材料：社区文化活动计划及实施情况；社区精神文明建设文件材料；获奖的荣誉证书、奖牌、奖杯等文化活动材料。（建议短期保存）
25、项目管理效益：物业管理服务费收缴情况及收支情况公示等文件材料；开展多种经营服务项目及收入情况等。（建议短期保存）
